El papel fue considerado una vez una necesidad para el trabajo de oficina. Pero también es una molestia, por eso, los avances tecnológicos han permitido a negocios como restaurantes tornarse ecologicos.

En el típico ambiente de oficina, el papel está prácticamente en todas partes. Cubre cada escritorio, llena cada archivador, y se derrama de los contenedores de reciclaje y los botes de basura. Está clavado en las paredes, en los tablones de anuncios y en los bolsillos. También se pierde, se traspapela y se usa mal en ocasiones.

Cuando piense en su propia oficina, considere cuánto espacio utiliza simplemente organizando los papeles para su posterior referencia. Es abrumador, ¿verdad?

Hay muchas razones por las que más y más oficinas han decidido decidir ir sin papel. Las alternativas sin papel son económicas, respetuosas con la tierra, eficientes y bastante fáciles de implementar. Con un sistema sin papeles, es más simple encontrar lo que necesitas cuando lo necesitas. Y, por supuesto, el archivado sin papeles es más seguro también.

Si te preocupa que el trabajo sin papeles sea un proceso intimidatorio, ¡no te preocupes! Esta guía te guiará paso a paso por el proceso, e incluso incluiremos algunas herramientas útiles para ayudarte a empezar.

Guía paso a paso para no usar papel en el trabajo

Así que tienes archivos por todas partes y más papel llegando a tu bandeja de entrada todos los días. ¿Cómo puedes organizar todo este papel en archivos digitales? Nos alegra mucho que hayas preguntado. Lo creas o no, el papel no es un enemigo invencible. Es más como una mascota que necesita ser entrenada para obedecer, y eso puede tomar un poco de tiempo. Pero no es difícil.

Para saber más, lee estas 7 maneras de reducir los residuos en tu restaurante.

1. Reúne a tu grupo

Primero, tienes que conseguir que tu equipo se suba a bordo. Reúne a todos los que se ocupan regularmente del papeleo y hazles saber el plan: te vas sin papeles. Diles que puede ser una transición lenta, pero que aprecias su ayuda para hacer el cambio.

2. Manténlo simple

Puede que al principio los empleados te den un poco de empujón. Esto es normal. La mayoría de la gente está acostumbrada a usar papel para todo, y los viejos hábitos son difíciles de erradicar. Por eso es mejor hacer las cosas lo más fácil posible. Trazar un plan claro con una lista de las mejores prácticas en marcha.

«Sin papeles» significa diferentes cosas para diferentes negocios, pero aquí hay algunas ideas básicas:

Cuentas por pagar

– Escanee las facturas y almacénelas digitalmente usando palabras clave o etiquetas para facilitar la búsqueda.
– Pague las facturas por transferencia bancaria o tarjeta de crédito.
– Utilice sistemas digitales para la aprobación de facturas u órdenes de compra.

Cuentas por cobrar

– Usar el depósito digital para los cheques y el dinero en efectivo. Almacena los recibos de las tarjetas de crédito digitalmente.
– Envíe por correo electrónico las facturas o los recibos de los clientes cuando sea posible.
– Utilice los quioscos de pago para las transacciones con tarjeta de crédito.

Procedimientos generales de la oficina

– Almacena los informes digitalmente.
– Correo electrónico cuando sea posible. Evite el correo o las impresiones a menos que sea absolutamente necesario.
– Utilice aplicaciones para tomar notas en lugar de notas adhesivas y listas de «cosas por hacer».
– Configura el correo electrónico para organizar la información entrante en carpetas manejables.
– Usar calendarios digitales para recordatorios y programación de los empleados.
– Considere la posibilidad de utilizar tabletas u otros dispositivos para tomar órdenes, etc.

3. Empieza lo antes posible

Puede que pienses que es mejor hacer el cambio sin papeles cuando tengas tiempo de organizar todo tu papeleo actual.
Es una gran manera de asegurarse de que el cambio nunca ocurra. Como humanos, tendemos a postergar, y algo casi siempre parecerá más importante que digitalizar el papeleo. En lugar de eso, empieza ahora y trabaja en las cosas más viejas más tarde. Si no estás seguro de por dónde empezar, la bandeja de entrada es siempre una apuesta segura. ¿No tienes una bandeja de entrada? Reúne todos los papeles en tu escritorio y comienza con la parte superior de la pila. O, puedes elegir un simple proceso y comenzar allí.

Una buena manera de volverse ecológicos es haciendo uso de medios digitales, por eso te recomendamos 6 apps para optimizar las listas de espera en tu restaurante.

4. Basura de archivos viejos

Una vez que tu sistema sin papeles parece funcionar sin problemas, puedes empezar a abordar esos viejos archivos de papel. Primero, fija una fecha de «basura». No necesitas mantener los viejos archivos para siempre. Hable con su contador para determinar cuánto tiempo debe guardar los documentos de impuestos, recibos, facturas y otra información. Entonces destroza o destruye todo lo que sea más antiguo que esta fecha.
Para los archivos que necesitas guardar, empieza a digitalizar primero el papeleo más reciente y luego retrocede.

5. Pregunte por las soluciones

Mientras haces el cambio, recuerda preguntar a tus vendedores y asociados por sus opciones sin papel. Muchas oficinas disponen de correspondencia sin papel, pero no mencionan las opciones a los demás. Puede que te sorprendas al ver lo simples que pueden ser las cosas cuando pides soluciones sin papel.

Herramientas útiles para hacer que tener un restaurante ecologico sea fácil y sencillo

¿Desearía que tuvieras ayuda para hacer que el trabajo sin papeles sea simple y fácil? Buenas noticias, la ayuda está en camino. Hay una herramienta o aplicación para cada pieza del rompecabezas sin papel. Aquí hay algunos favoritos que pueden rápidamente eliminar sus pilas de papel y hacer la vida más simple en general.

Evernote

Evernote es una increíble aplicación que tiene una funcionalidad casi ilimitada. La idea básica es que Evernote funciona como un cuaderno digital. Creas carpetas individuales basadas en tus propias categorías. Luego colocas lo que necesites dentro del cuaderno. «Lo que necesites» puede incluir sitios de Internet, imágenes, fotos, dibujos, archivos escaneados, etc. También puedes añadir etiquetas para ayudarte a encontrar lo que necesitas más tarde.

Trello

Trello es una herramienta de colaboración que le ayuda a usted y a su equipo a manejar las tareas en curso. Puedes organizar las tareas por importancia, asignar ciertas tareas a ciertos miembros del equipo, añadir notas y comentarios, y mantenerte al día con lo que se ha hecho, lo que está pendiente y lo que aún no se ha empezado. Trello se sincroniza a través de múltiples dispositivos, para que todos puedan estar en la misma página con los proyectos actuales.

Google Calendar

Hay muchos sistemas de calendarios digitales diferentes disponibles, pero Google Calendar es posiblemente el más popular. Se sincroniza con la mayoría de los calendarios de terceros (como el calendario incorporado del iPhone), para que puedas ver todos tus eventos y recordatorios en un solo lugar. También tienes la opción de planear todo el día, hora por hora, si quieres.

Todoist

Todoist es básicamente la lista de «cosas por hacer» más organizada que jamás hayas conocido. Para configurarlo, simplemente añada todas sus tareas actuales.
Luego puede organizar las tareas por prioridad, categoría, fecha de vencimiento y más. Como bonus, puedes establecer tus tareas más importantes para que aparezcan primero. Funciona en línea y también tiene disponibles aplicaciones para iOS y Android.

Earth class mail

Earth class mail es un servicio único que te permite saltarte el correo físico por completo, ayudando en el proceso a que tu restaurante sea más ecologico. Eliges una dirección para el correo físico, luego Earth class mail escanea y digitaliza tu correo por ti. Después de ver el correo, puedes elegir qué hacer con él: basura, reenviar, almacenar, etc.

CheckDeposit.io

Si estás cansado de llevar la cuenta de los cheques de papel y el desorden de los depósitos bancarios, CheckDeposit.io puede ser útil.
Este servicio le permite rellenar digitalmente los recibos de depósito del banco, luego imprimir el depósito con un sobre y enviarlo por correo a su banco para su depósito. Nunca tienes que salir de la oficina, y tus registros se almacenan digitalmente.

Hello Sign

La mayoría de la gente asume que los contratos aún deben ser impresos para que puedan ser firmados a mano. Aunque no lo creas, ¡también hay una aplicación para eso! Hello Sign te permite firmar documentos digitalmente, así puedes saltarte todo el molesto papeleo. La mejor parte es que todo puede ser manejado por correo electrónico, haciendo todo el proceso más eficiente y ecologico para tu restaurante o negocio.

LastPass

LastPass no es estrictamente una aplicación para restaurantes ecologicos, pero ciertamente te ayuda a mantener todo organizado y seguro. Es una aplicación de almacenamiento de contraseñas que almacena rápidamente las contraseñas de tu sitio web y de la aplicación para su acceso posterior. Mejor aún, LastPass puede generar una contraseña súper segura cuando la necesites. Hay complementos para el navegador, una aplicación iOS y una aplicación para Android disponibles, y todos se sincronizan entre sí para hacerte la vida más fácil.

Fuente:

Sourcery no sólo le permite organizar digitalmente su papeleo contable, sino que también automatiza los procesos de AP y AR.
Aprobación de la factura, pago, almacenamiento… La tienda lo hace todo. También funciona con su sistema de contabilidad actual, lo que lo hace súper fácil de usar.

Unidad de Google…

Google Drive es un servicio de almacenamiento que te permite organizar, almacenar y compartir archivos a través de Internet. Simplemente sube tus archivos, organizados por carpetas y etiquetas, y luego compártelos con tus colegas. Puede establecer diferentes restricciones de privacidad para sus archivos, limitando quién tiene acceso a sólo lectura o a hacer cambios. También se integra bien con Google Docs, que es una aplicación gratuita de procesamiento de textos basada en Internet. También puedes utilizar Google Sheets, que es el equivalente a una hoja de cálculo de Google Docs.

Pensamientos finales

Tener un restaurante ecológico sin papeles puede parecer desalentador, pero probablemente será más fácil de lo que piensas. De hecho, muchas personas encuentran que los procesos sin papel son mucho más fáciles que los tradicionales de papel. El correo electrónico es mucho más rápido que el correo postal, el escaneado es más rápido que el fax, y los procesos digitales tienden a funcionar más fácilmente con menos colapsos que aquellos que implican innumerables horas de trabajo.

Ya sea que esperes deshacerte del papel por completo o sólo quieras hacer algunos cambios, es fácil comenzar. Elige una tarea que podría ser más eficiente si se implementara digitalmente. Una vez que te hayas acostumbrado, podrás pasar rápidamente a otras tareas hasta que dejes de usar papel por completo y tengas un restaurante totalmente ecologico.

Descubre cómo puedes ahorrar dinero teniendo un restaurante ecológico.

Byline:

Con un título en negocios y 12 años de experiencia laboral en un entorno de oficina, Savannah Richardson es una escritora y ex contadora que se centra principalmente en temas de negocios y finanzas. Su amor por la organización y los procesos eficientes son evidentes en sus escritos, y le encanta compartir sus ideas con los demás.