Cuando se trata de administrar un restaurante, no siempre es fácil. Con márgenes estrechos, multitudes impredecibles y nuevas tendencias como los servicios de entrega, es fundamental proporcionar a los clientes una variedad de oportunidades para cenar, como la organización de eventos. Como la mayoría de la gente quiere comida en su evento, es una situación en la que todos ganan. Los tipos de eventos pueden variar desde reuniones familiares, fiestas de cumpleaños, reuniones de vacaciones, funciones de caridad y otros eventos familiares o de negocios.
Ofrecer su restaurante como un lugar de encuentro da a los clientes potenciales una razón para cenar con usted y experimentar su hospitalidad. Sorpréndelos con tu comida y tu servicio al cliente, y te has ganado un cliente repetitivo. Los eventos también tienen el potencial de aumentar su influencia en los medios sociales, ya que los usuarios pueden hacer check-in, Tweet, Snapchat, post e Instagram su evento.
Empieza a analizar quiénes son tus clientes, y los tipos de personas que trabajan o viven en tu área. Quieres identificar sus necesidades, deseos, e incluso las tendencias que siguen. Por ejemplo, si estás en una zona turística, céntrate en las despedidas de soltera o en las fiestas de cumpleaños. Si estás en una zona pintoresca o romántica, apunta a fiestas de boda, compromiso y aniversarios. Si está rodeado de negocios, tráigalos para el brunch o el almuerzo, o para las horas felices de la compañía.
Los fundamentos del alojamiento
La organización de eventos puede ser un método muy eficaz para aumentar los ingresos de una manera que sea predecible y manejable. La mejor parte es que no tiene que ser incómodo o abrumador. A continuación se detallan los pasos necesarios para comenzar a organizar eventos en tu espacio, sin importar cuán grandes o pequeños sean. Sólo asegúrese de tomarse el tiempo necesario para asegurarse de que sus opciones son factibles y significativas para los clientes. Como mínimo, esto debería incluir:
Espacio
Si tiene un área separada en su restaurante que puede ser cerrada, úsela como un salón de eventos privado. Se puede usar para cenas de ensayo, despedidas de soltera y baby showers, reuniones familiares y de negocios. Estas fiestas son las más fáciles de planear y pueden proporcionar tremendas ventas sin interrumpir el negocio normal. Para tener la mejor capacidad de evento, asegúrese de evaluar el protocolo adecuado de seguridad en el espacio y contra incendios.
¿Su restaurante tiene una azotea, un patio o una sala de banquetes? Entonces ya tienes un espacio ideal para eventos privados. Desde allí, puedes preparar el área para eventos con cosas como:
- Equipo A/V, si está a salvo de las inclemencias del tiempo.
- Decoración simple (luces de hilo o una sola flor en un jarrón de 7 pulgadas de alto en cada mesa).
- Fácil acceso a las salidas, los baños, y el bar – si es aplicable.
Si no tiene un área privada como la descrita anteriormente, considere un espacio semi-privado. Adecuado para casi todos los tipos de eventos, una cortina o un divisor de pie puede proporcionar una atmósfera más íntima y menos «pública».
Tiempo
Aunque la mayoría de los restaurantes no limitan el horario de los eventos, puede elegir que las horas estén disponibles para los eventos. Estas horas de eventos especiales pueden ser durante los horarios de comidas lentas, antes o después de las horas de trabajo regulares, o períodos específicos de 3 horas. Esto puede ayudarle a usted y a su personal a gestionar los clientes del evento y los clientes habituales, al tiempo que sigue proporcionando un excelente servicio al cliente.
Comida y comida; Bebidas
Los clientes de las fiestas privadas tienden a comer y beber más que los comensales típicos, por lo que hay que considerar un menú preestablecido que requiere menos servidores para satisfacer a un grupo grande que se reúne en lugar de muchos platos complicados. La preparación de eventos, como el desarrollo de platos de temporada y la planificación de promociones para su lugar de reunión lleva tiempo, así que empiece temprano. La comida y la bebida se quedarán en la mente de los huéspedes para futuras visitas.
Ya sean canapés, una comida o una recepción de bebidas, asegúrate de tener algo disponible para una amplia gama de gustos. Asegúrese de recordar que no todo el mundo beberá alcohol, así que proporcione alternativas sin alcohol, y recuerde ofrecer alternativas vegetarianas a los platos de carne, así como atender a aquellos con alergias a los alimentos, según sea necesario.
Costo
Al seleccionar las opciones, es crucial ser un organizador consciente de los costos. Ofrezca varias opciones a los clientes que esperan organizar su evento en su lugar. Mantener el costo del lugar de reunión bajo ofreciendo flexibilidad en las fechas en que se pueden realizar los eventos. Ciertos días de la semana tienden a costar menos que los horarios de los restaurantes, así que asegúrate de tenerlo en cuenta al establecer los precios tanto de la comida como del lugar.
Personal adecuado
Lo último que quieres es servir una experiencia de cliente menos que estelar porque estás falto de personal, tienes un servicio descuidado y lento. Asegúrate de que tu personal esté completamente entrenado, que entienda la importancia y la urgencia de un excelente servicio al cliente. Una buena forma de «practicar» es organizar eventos para los familiares del personal con un descuento.
Una vez que consiga reservas para fiestas privadas, usted y su equipo necesitan brillar en cada ocasión. Cada evento es una gran oportunidad de marketing por el boca a boca y la presencia en los medios sociales. No puedes estar seguro de quién asistirá, así que afina todos los elementos del evento hasta el último detalle. No se trata sólo de lo bien que te desempeñas, sino de lo bien que superas las expectativas. Haz esto y tu restaurante se ganará la reputación de ser confiable y «el lugar» para un evento.
Durante los eventos, es importante que su servicio de cena regular experimente el servicio al cliente tan bien como siempre. Si los clientes habituales sufren a causa de sus eventos, evitarán su restaurante cuando parezca que se está produciendo un evento. Asegúrate de que has presupuestado suficientes empleados para cubrir ambos. También puede considerar que el personal del evento lleve algo ligeramente diferente a los miembros del equipo del comedor, para que el patrocinador no intente señalar a la persona equivocada.
Documentación
Con todos los detalles de un posible anfitrión, es fundamental crear documentos que tengan sentido, desde menús específicos para fiestas con precios, hasta una forma de rastrear las necesidades y planes de eventos del cliente. Si tu PdV no puede manejar esto, entonces asegúrese de tener una forma organizada de mantener las cosas fáciles de encontrar. Además, tener un calendario maestro con los eventos planeados claramente marcados.
Otras cosas de las que hay que ocuparse antes del evento es establecer un entendimiento de lo que se está pagando por quién y asegurarse de que el personal lo sepa también.
La comercialización de su restaurante como un lugar
Tener una estrategia para su capacidad de organizar eventos es un elemento crucial para crear un programa exitoso. La buena noticia es que si ya tienes el marketing en marcha, no tendrás que reinventar la rueda. Publique información en su sitio web y en las plataformas de medios sociales, incluyendo fotos de los espacios de los eventos y las opciones disponibles. Asegúrese de incluir una dirección de correo electrónico especial (events@yoursite.com o restaurantname_Events@yoursite.com) y un número de teléfono que se utilicen exclusivamente para eventos privados. Asigne a uno de sus gerentes para que revise la bandeja de entrada y el correo de voz de ambos diariamente.
Alternativas para eventos rentables
Si bien los puntos anteriores son los básicos para iniciar una línea de negocio de organización de eventos, hay otras cosas que deben considerarse en el mundo de la organización de eventos:
Recaudación de fondos
Una excelente manera de involucrarse con la comunidad, proporcionando un lugar para una recaudación de fondos es un ganar-ganar. No sólo puedes ayudar a recaudar dinero para la comunidad, sino que estás construyendo tu negocio. Las recaudaciones de fondos pueden variar desde aceptar donaciones a pequeña escala de cada pedido de un cliente, hasta ofrecer su lugar para subastas silenciosas de corbata negra, conductores de suministros escolares, y cenas de caridad.
Micrófono abierto, Karaoke, Noche de preguntas y respuestas
Si tienes una noche obviamente lenta de forma regular, ya sea cada jueves o el segundo miércoles del mes, organizar un evento es una opción perfecta. Busca en los clubes locales y busca anfitriones para una noche de micrófono abierto, karaoke o concurso.
Vacaciones
Cada día puede ser un día festivo; sin embargo, puede atender específicamente a las vacaciones para menús temáticos fáciles de manejar. Esto incluye días festivos como el Día de Acción de Gracias, Navidad, Año Nuevo, el Super Bowl, el Día de San Valentín, el Día de San Patricio y Halloween. Anime a los invitados a vestirse para la ocasión, ya sea con un disfraz, camiseta deportiva o color festivo. Crear bebidas especiales para la fiesta, y trabajar con los clientes y otros puntos de venta para promover el evento.
Aumentar la tecnología…
Intentar llevar un restaurante y un programa de eventos simultáneamente puede sonar desalentador. Aprovechar la tecnología no sólo puede ahorrarle tiempo y mantenerlo organizado, sino que puede evitar que los detalles se deslicen por las grietas. El software de gestión de eventos (idealmente uno con una aplicación móvil correspondiente) crea un proceso perfecto con características como documentos de firma electrónica, procesamiento de pagos seguros, un calendario de auto-sincronización y más. Cuando se emparejan con un robusto sistema PdV, un rastreador de inventario y una herramienta de programación de equipo, creará los medios para el éxito.
Estas son las opciones críticas y alternativas a considerar cuando se organizan eventos en su restaurante. Asegúrate de que tus clientes sepan que estás disponible para las fiestas y pon tu negocio en línea para conectarte de manera instantánea con los planificadores de eventos de tu área. En poco tiempo, aumentará los ingresos de su restaurante atrayendo a fiestas privadas y otros eventos. Comercialice su restaurante como anfitrión de eventos, entrene a su personal y desarrolle una fuerte infraestructura para llevar a cabo un gran evento tras otro.