La cafetería de la esquina, el bistrot de lujo y el restaurante de alta cocina sirven diferentes platos, todos se enfrentan al menos a algunos problemas comunes y se hacen la siguiente pregunta: ¿Cómo puedo llevar la contabilidad de mi negocio?.
La contabilidad de los restaurantes incluye artículos exclusivos de la industria de los servicios de comida. Tanto si subcontrata su función de contabilidad como si busca llevarla usted mismo, se beneficiaría de aprender al menos lo básico.

Nómina

Es esencial tener clara su función si se desea saber como llevar la contabilidad de un negocio, ya que la nómina probablemente representa la mayor parte de sus gastos. Aunque los gastos de nómina varían según la región, el tipo de restaurante y el propio restaurante, los costes laborales suelen oscilar entre 25 y el 40 por ciento de los ingresos brutos.

Los costos laborales incluyen los empleados asalariados, los salarios por hora, los beneficios, los impuestos y las propinas. En Washington, por ejemplo, los empleadores deben pagar a los empleados un mínimo de 12 dólares por hora a partir de abril de 2019. Pero la ciudad de Seattle exige que los empleados reciban un salario mínimo de 15 dólares por hora, que es el doble del mínimo nacional.

Tengan en cuenta qué leyes salariales y salarios mínimos se aplican a su fuerza de trabajo, especialmente cuando se trata del manejo de las propinas. Los empleadores tienen múltiples obligaciones de documentar y declarar los ingresos por propinas, así como de pagar los impuestos sobre esos ingresos.

Los empleados de la compañía

Según el Departamento de Trabajo de EE.UU., un empleado con propina es aquel que recibe regularmente al menos 30 dólares al mes en propinas.

Consejos para informar

Según Reglamentos del Servicio de Impuestos Internos, los empleados deben llevar un registro diario del dinero en efectivo y las propinas no monetarias recibidas, ya sea directa o indirectamente. Si reciben al menos 20 dólares en propinas durante el mes, entonces los empleados deben reportar la cantidad de propinas en efectivo a su empleador antes del 10 del mes siguiente. (Los empleados deben reportar cualquier propina que no sea en efectivo en su declaración de impuestos individual. No informan de ello a los empleadores).

Los empleadores deben guardar los informes de las propinas de sus empleados. También deben retener los impuestos sobre la renta de los empleados y la parte correspondiente a los empleados de la seguridad social y los impuestos de Medicare tanto para los salarios como para los ingresos por propinas recibidos. Los empleadores también deben pagar la parte del empleador de los impuestos de seguridad social y seguros médicos por el total de los salarios pagados a los empleados con propinas, así como los ingresos por propinas reportados.

Asignación de consejos

Si usted opera un gran establecimiento de alimentos y bebidas (lo que significa, según el Servicio de Impuestos Internos, que en un día laborable típico emplea al menos a 10 personas, entre otros criterios), es posible que tenga que asignar propinas. Si el total de las propinas reportadas es menor al ocho por ciento de sus ingresos brutos, entonces necesita asignar la diferencia entre sus empleados con propinas.

Cargos por servicio

Asegúrese de no tratar los cargos por servicios como propinas. Las propinas son pagos voluntarios de los clientes a los empleados. Los cargos por servicio son tarifas no opcionales que el restaurante cobra al cliente. Los gastos de servicio son parte de los ingresos brutos del restaurante.

Créditos de propina

En virtud de la Ley Federal de Normas Laborales, los empleadores pueden pagar a los empleados que reciben propinas un salario reducido, siempre que ese salario más los ingresos por propinas sumen el salario mínimo por hora. La responsabilidad reducida del empleador se conoce como «crédito de propina». Las directrices federales a partir de abril de 2019 permiten hasta 5,12 dólares por hora de crédito para propinas. Esto significa que los empleadores deben pagar un salario por hora de al menos 2,13 dólares. Sin embargo, sólo 17 estados igualan el salario mínimo federal en efectivo. Algunos estados no permiten créditos de propina en absoluto.

Si su estado permite los créditos de propinas, entonces debe calcular el crédito de propinas apropiado en cada nómina. Debe asegurarse de que el empleado gane al menos el salario mínimo mediante una combinación de salarios en efectivo pagados por usted y de los ingresos por propinas ganados por el empleado.

Lee más sobre las ventajas y desventajas de las propinas en tu restaurante.

Gestión de inventario

Probablemente gasta alrededor de un tercio de sus gastos en su inventario de alimentos y bebidas. El rastreo preciso y la administración efectiva de su inventario es crítico para las operaciones diarias así como para la rentabilidad a largo plazo. Sin una adecuada gestión de inventario no se puede rastrear con precisión el costo de los bienes vendidos.

Costo de los bienes vendidos

Conocer el costo de los bienes vendidos, o COGS, es uno de los términos contables clave que los gerentes de restaurantes deben saber. Es esencialmente un cálculo de cuánto cuesta hacer sus elementos del menú. El COGS es típicamente uno de los mayores gastos de un restaurante. Identificar su COGS le permite hacer lo siguiente:

• Prevenir el robo de inventario
• Identificar formas de minimizar los costos, como negociar mejores tarifas con su distribuidor de alimentos
• Ajustar las ofertas o los precios del menú
• Informar con precisión sobre los estados financieros
• Informe con precisión sobre las declaraciones de impuestos, y asegúrese de que no está pagando impuestos sobre los ingresos que no debería, ya que el COGS reduce su ingreso bruto y por lo tanto reduce su responsabilidad fiscal

Básicamente, la reducción de su COGS se suma a las ganancias de su restaurante.

Para calcular el COGS, es necesario registrar los niveles de inventario al principio de un período de tiempo y al final de ese período de tiempo. También debe registrar cualquier compra de inventario adicional. La ecuación para el COGS es:

Inventario inicial + Inventario adquirido – Inventario final = Costo de las mercancías vendidas

Ejemplo

Por ejemplo, al principio de la semana, su inventario de alimentos totalizó 4.000 dólares. Durante la semana, compraste otros 1.500 dólares en comida. Al final de la semana. te quedan 3.000 dólares en el inventario. Eso significa que tu COGS es de 2.500 dólares por esa semana.

La gestión del inventario puede ser un proceso que requiere mucho tiempo. Sin embargo, existen varias soluciones de software para ayudar a racionalizar y mejorar sus procesos. Por ejemplo, Sourcery escanea las facturas de su restaurante, lee todos los datos y rastrea los costos de los alimentos individuales. Este seguimiento de las facturas de los artículos de línea y el control de los datos mejora la precisión de su cálculo de COGS. La naturaleza automatizada del escaneo ahorra a su personal tiempo y dolor de cabeza.

Costo de primera

«Costo de primera» es otro término clave de la contabilidad de un restaurante. Su ecuación básica es la siguiente:

Costo de los bienes vendidos (COGS) + Costo total de la mano de obra = Costo de la prima

De nuevo, el costo principal variará según el tipo de restaurante y la ubicación. Este número por sí solo no proporciona mucha información sobre el rendimiento del restaurante. Para el contexto, es necesario calcular el costo principal en relación con los ingresos. Un restaurante de alta gama con ingredientes de primera calidad tendrá un costo de primera relativamente alto, para reflejar los salarios más altos pagados al personal de servicio y los ingredientes más caros. Pero este restaurante de alta gama casi seguro que tiene precios más altos en el menú y por lo tanto mayores ingresos, por lo que su costo principal como porcentaje de las ventas no será necesariamente más alto que el de un restaurante más asequible en la calle.

Generalmente, el costo principal de un restaurante financieramente sano debe ser de 60 a 65 por ciento de las ventas brutas. Lo ideal sería que el coste principal como porcentaje de las ventas fuera inferior al 60 por ciento. Para calcular el porcentaje de ventas, utilice la siguiente fórmula:

Costo de la prima / Ventas totales = Costo de la prima como porcentaje de las ventas

Ejemplo

Para ilustrar por qué es importante calcular el costo de la prima como un porcentaje de las ventas, comparemos dos restaurantes. Uno es un restaurante de alta cocina (Restaurante A) y el otro un pequeño café (Restaurante B). El restaurante A tiene un costo mensual de 50.000 dólares y los costos de mano de obra de 10.000 dólares.

• 50.000 dólares + 10.000 dólares = Coste de la primacía
• 60.000 dólares = Costo de la Primavera

El restaurante B tiene un costo mensual de 30.000 dólares y un costo de mano de obra de 5.000 dólares.

• 30.000 dólares + 5.000 dólares = Costo de la primacía
• 35.000 dólares = Costo de la Primavera

Comparando el costo de los dos restaurantes no revela nada sobre el desempeño financiero de los dos.
En el mismo ejemplo, si las ventas totales del Restaurante A en el mes ascendieron a 100.000 dólares:

• 60.000 dólares / 100.000 dólares = Costo de la prima como porcentaje de las ventas
• 60 por ciento = Costo Principal como porcentaje de las ventas

Y si el total de ventas del Restaurante B en el mes ascendió a 50.000 dólares:

• 35.000 dólares / 50.000 dólares = Costo de la prima como porcentaje de las ventas
• 70 por ciento = Costo Principal como porcentaje de las ventas

En este ejemplo, entonces, el Restaurante A parece estar funcionando muy bien financieramente y mejor que el Restaurante B. El primer restaurante tiene $0.40 de cada dólar en ventas que quedan para pagar otros gastos, como el alquiler, y con suerte la ganancia, mientras que al segundo restaurante sólo le quedan $0.30 para pagar todos los demás gastos.

Importancia del rastreo del costo principal

A nivel nacional el costo de la comida sigue aumentando. Además, los costos de la mano de obra siguen aumentando, especialmente en las zonas del país que han promulgado aumentos del salario mínimo. Los Ángeles, por ejemplo, aumentó el salario mínimo tres veces desde 2016. Estos costos se suman a su costo principal. Los costos primarios incontrolados con ingresos estancados conducen a la disminución de los beneficios y a veces significa el cierre de un restaurante.

El seguimiento de su costo principal, especialmente el seguimiento de su costo principal como un porcentaje de sus ventas, le permite hacer ajustes oportunos. Puede aumentar los precios del menú o cambiar sus ofertas de menú para incluir impresionantes platos con ingredientes de menor costo.

Ventas diarias

Al final del día, cerrará las transacciones de su tarjeta de crédito. Esto inicia una transferencia de fondos de la cuenta del titular de la tarjeta de crédito a la suya. Esto significa que tendrás un depósito diario de fondos. Asegúrate de rastrear estos depósitos diarios en tu sistema de contabilidad para tener una imagen más precisa de tus finanzas. Estas ventas diarias también son importantes para los empleados que reciben propinas, que probablemente hayan recibido propinas en las tarjetas de crédito. Debe pagar estas propinas al empleado en la próxima nómina después de su recepción.

Estados Financieros

Los estados financieros son informes de contabilidad que proporcionan una visión instantánea de cómo su restaurante está funcionando financieramente. Estas declaraciones le ayudan a detectar las debilidades de sus operaciones. Le ayudan a evaluar la rentabilidad de su restaurante, tanto a corto como a largo plazo.

La utilidad de los estados financieros, por supuesto, depende de la exactitud de la información utilizada para elaborar los estados. Esta es una de las razones por las que el ingreso preciso y oportuno de la información contable es fundamental. Los gerentes deben revisar regularmente algunos estados financieros clave. Esto le ayudará a saber si su restaurante tiene suficientes ingresos para cubrir sus gastos, si los gastos deben ser mejor controlados y más.

Declaración de ingresos

El estado de resultados, también conocido como estado de ganancias y pérdidas o P&L, muestra el rendimiento de su restaurante durante un período de tiempo. La fórmula básica de una declaración de ingresos es:

Ventas totales – Costo de las mercancías vendidas (COGS) – Gastos = Ganancia (o pérdida)

Estado de flujo de caja

El declaración de flujo de efectivo le muestra cuánto dinero entra en su restaurante durante un período de tiempo. Muestra las fuentes de ese dinero. El estado de cuenta también muestra adónde va el dinero en efectivo durante ese mismo período de tiempo. Si se quiere llevar la contabilidad, es importante controlarlo para asegurarse de que su restaurante tiene suficiente dinero entrante para cubrir los gastos necesarios.

El estado de la corriente de efectivo incluye secciones sobre actividades de explotación, actividades de financiación y actividades de inversión. La mayor parte de la corriente de efectivo suele producirse en las actividades de explotación. Un típico estado de flujo de caja podría mostrar los ingresos generados por las ventas, los cambios en el inventario y las cantidades pagadas en la nómina.

Soluciones de software

Simplifique las funciones de contabilidad de su restaurante mediante el uso de soluciones de software inteligentes. Utiliza un software de contabilidad de restaurante que se integra con el sistema de punto de venta que utiliza el personal de tu casa. Implementar sistemas de rastreo automatizados para ayudar a gestionar el inventario. Use Sourcery para automatizar el escaneo de facturas y mejorar la precisión del seguimiento de los costes de los alimentos.

Si te quedó claro cómo llevar la contabilidad de tu negocio, aquí te damos 4 consejos para la reducción de gastos laborales.

Otro aspecto importante de la contabilidad en los restaurantes son las cuentas contables, aprende el por qué.