Si tienes curiosidad por las cuentas contables de un restaurante y la terminología de las cuentas por pagar y por cobrar, es probable que estés interesado en buscar trabajos de cuentas por pagar, educación en contabilidad, o simplemente tienes una mente curiosa. Independientemente de la categoría a la que pertenezcas, podemos decirte que no estás solo si confundes frecuentemente estos dos conceptos. Se suelen utilizar conjuntamente y, en algunos casos, una persona que trabaja en uno de estos campos puede ser en realidad responsable de ambos. Entonces, ¿qué significan las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar?
Para saber más sobre los trabajos de contabilidad, visita: Trabajos de contabilidad y sus ventajas.
Los términos cuentas por pagar y cuentas por cobrar son los que muchos encontrarán en el mundo de las cuentas contables de un restaurante o negocio, que forman parte de la contabilidad empresarial. Si no eres el dueño de un negocio, un empleado de oficina o un contador, no es probable que encuentres la palabra mucho a lo largo de tu vida. En pocas palabras, en cada transacción financiera que ocurra entre dos empresas, habrá dos lados. Por un lado, tendrás el negocio que está pagando a otro negocio por un servicio de suministro o bienes. Por otro lado, tendrás un negocio que está cobrando a otro negocio por un servicio o los bienes prestados.
Con el fin de aclarar más, utilizaremos un ejemplo:
Negocio 1: Burger Royalty (una hamburguesería de comida rápida)
Negocio 2: Amber’s Bakery (una panadería que se especializa en sabrosos panes de hamburguesa)
En este escenario, Burger Royalty (Negocio 1) contacta con su panadería local Amber’s Bakery (Negocio 2). Burger Royalty necesita bollos especiales para su última y más grande hamburguesa especial, para propósitos educativos (y de entretenimiento), llamémosle a esta hamburguesa la Bunion Burger. El empleado de Burger Royalty a cargo de este proyecto llama a la pequeña panadería y hace un pedido de 5.000 unidades de un nuevo pan de cebolla especial. El empleado de la panadería Amber’s le da al empleado de Burger Royalty un precio por estas 5.000 unidades y le da señales a los panaderos para que entren en la cocina.
Amber’s Bakery entrega los bollos a Burger Royalty y les envía una factura que incluye el coste de los nuevos bollos así como una tarifa de entrega. Amber’s Bakery registra esta transacción en sus registros financieros como «cuentas por cobrar».
Burger Royalty, sin embargo, toma la factura y la registra como una transacción de «cuentas por pagar».
Esencialmente, las cuentas por cobrar son el dinero que se debe a una empresa por los bienes o servicios que ha proporcionado. Una empresa mantendrá un registro permanente de todas sus transacciones de cuentas por cobrar para poder determinar todos los fondos que espera recibir de sus deudores.
En el extremo opuesto, las cuentas por pagar son el dinero que una empresa debe a un proveedor u otro negocio por servicios o bienes. También hay un registro continuo, en cada empresa, de las cuentas por pagar, que informa a la empresa de cuánto se espera que pague a sus acreedores en el futuro.
A pesar del ejemplo sencillo y directo que dimos, los restaurantes suelen tener entre sus cuentas contables tanto cuentas por pagar como cuentas por cobrar.
Por ejemplo, supongamos que después de recibir el pedido de Burger Royalty, Amber’s Bakery hizo un pedido de harina para hacer los bollos:
Negocio 2: Amber’s Bakery
Negocio 3: Green Flour
Aunque Amber’s Bakery tuvo en cuenta el coste de la harina al dar un precio por los bollos a Burger Royalty, Amber’s Bakery tratará directamente con el proveedor. Amber’s Bakery llama a Green Flour y pide 50 libras de harina. Green Flour entrega la harina y le da una factura a Amber’s Bakery. Amber’s Bakery registra esto como una transacción de cuentas por pagar.
El empleado de AP/AR en la panadería de Amber puede utilizar un software de contabilidad especializado para registrar un registro de transacciones financieras que se parece a esto:
Cuentas por cobrar
500 dólares. Panecillos de cebolla especiales de la realeza de la hamburguesa.
Cuentas por pagar
45 dólares de harina verde por 50 libras de harina.
$25 | Granjas de Pollos por 10 docenas de huevos
30 dólares por Moo Land por 8 galones de leche orgánica
El empleado de AP/AR (u otro empleado con este deber) verificará cada transacción antes de procesar cualquier factura.
Suponiendo que ésta fuera una lista completa de las transacciones financieras de la empresa a fin de mes, la panadería de Amber restaría sus transacciones de cuentas por pagar de sus cuentas por cobrar para determinar su beneficio global del mes. En esta situación, la panadería Amber’s Bakery se beneficiaría con 400 dólares de sus negocios con Burger Royalty.
Naturalmente, una empresa real tendrá muchos otros gastos que incluir en la ecuación, sin embargo esta es una idea básica de cómo funcionan las transacciones de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar. En algunos casos, ambas transacciones serán manejadas por un solo empleado con un título como empleado AR/AP. Sin embargo, en las grandes empresas de ámbito mundial, la gestión de la parte de las cuentas por pagar puede requerir varios empleados y varios otros para las cuentas por cobrar.
En los trabajos de cuentas por pagar (o por cobrar), tus obligaciones pueden variar mucho dependiendo de la empresa para la que trabajes. Si por otro lado, eres el gerente o dueño de un restaurante, te recomendamos buenas prácticas de contabilidad para alcanzar el éxito con tu negocio.
Algunos de los títulos más comunes en este campo incluyen:
- Empleado de AR/AP
- Especialista en cuentas por cobrar
- Especialista en cuentas por pagar
- AP & AR Rep. de Servicio al Cliente
- Cuentas por Pagar y Nómina Asociada
La lista continúa, pero en cualquiera de los dos escenarios, ayuda el estar orientado a los detalles y tener fuertes habilidades matemáticas para tener éxito en este campo.