Un eficiente back-office juega un papel crítico en el éxito de un restaurante. Es el sistema que se ocupa de su información financiera y se asegura de que usted está haciendo suficientes ingresos para cubrir sus gastos. Incluso si no tiene experiencia en contabilidad, entender esta área administrativa le permite conocer mejor el desempeño de su negocio.
Como propietario de un restaurante, ser consciente de la salud financiera de su negocio es un factor importante para asegurarse de que no está dirigiendo su negocio a ciegas. Con el 50% de las empresas que fracasan en 5 años por falta de beneficios, entender sus finanzas puede ayudarle a evitar grandes escollos. Podrá ver cómo su empresa se está desenvolviendo en el mercado y asumir los retos que se presentan en el aumento de los ingresos de su empresa.
Antes de ver el papel que juega la contabilidad en su restaurante, primero entendamos lo que implica.
¿Qué es la contabilidad?
La contabilidad se refiere a la reunión, interpretación, clasificación, análisis y presentación de datos financieros. Va un poco más allá de la contabilidad, que es sólo el registro de las transacciones financieras de la empresa.
Otra forma de ver la contabilidad es que es el proceso de preparar y comunicar los estados financieros de una entidad comercial. Esto incluye la comunicación de los estados financieros como los estados de ingresos, balances y flujo de caja. Aunque el proceso es casi el mismo en muchas industrias, es bastante diferente en la industria de la restauración.
La contabilidad del restaurante implica la recopilación, interpretación y análisis de la información financiera de los restaurantes. Esto incluye los ingresos del restaurante, el flujo de caja, los niveles de inventario y los estados de ingresos. El proceso permite a los propietarios y gerentes de los restaurantes documentar todas las transacciones financieras del negocio y determinar su rendimiento.
Un contador de restaurante es un profesional que se ha especializado en la contabilidad de restaurantes. Documentan todas las transacciones financieras del restaurante, llevando la cuenta del inventario, el flujo de caja y los estados de ingresos.
La información proporcionada por la contabilidad del restaurante le permite manejar su efectivo de manera más eficiente, predecir sus ganancias, equilibrar sus libros financieros y planificar el futuro de su negocio. Ahora vamos a ver en detalle cómo la contabilidad es importante para su restaurante.
Mejor gestión financiera
Para que un negocio tenga éxito, necesita tener una sólida gestión financiera. Si dirige un restaurante, debe tener una forma de contabilizar los salarios pagados a los empleados, registrar las transacciones, informar de las ventas totales y analizar el restaurante. Sin un sistema o función de contabilidad eficiente, esas áreas administrativas de su empresa estarán mal administradas y serán ineficientes.
La contabilidad le ayuda a obtener la información financiera necesaria para dirigir cada aspecto de su negocio. Esto le permite tomar decisiones proactivas y estructurar su negocio de manera que mejore su rentabilidad.
Para que usted pueda dirigir un negocio de restaurante con éxito, necesita datos, informes, registros, análisis e información precisa sobre sus finanzas. Necesitas saber cuánto tienes en tus activos, tus pasivos, y la cantidad de ganancias que tu negocio está haciendo. La contabilidad de los restaurantes le permite tener una imagen clara de todo esto y manejar su negocio de una mejor manera: Implica..:
- Planeación de negocios
- Preparación del presupuesto
- Seguimiento y gestión del costo de los bienes vendidos
- Rastrear y administrar los costos de la mano de obra
- Nómina
- Preparando informes de ventas diarios
- Preparar estados financieros como P&L y balance general
Proporcionar una visión más profunda de la situación financiera de su empresa
La información contable proporciona una visión más profunda del estado financiero de su empresa. Mediante el uso de informes en tiempo real de las actividades financieras de su restaurante, puede comprender regularmente lo que está pasando con su negocio. Podrás determinar qué gastos te cuestan más o qué artículos del menú se venden mejor. Esto significa que podrá tomar mejores decisiones y seguir estrategias con mayores resultados. También tiene una forma clara de manejar su negocio ya que tiene un registro adecuado de lo que está sucediendo.
Los dos estados financieros importantes que proporcionan información sobre el estado financiero de su empresa son el estado de pérdidas y ganancias (P&L) y el balance general. Mientras que el restaurante P&L muestra la rentabilidad del negocio durante un período de tiempo determinado, el balance muestra cuánto vale su negocio en un momento específico.
Un estado de ganancias y pérdidas le proporciona una clara idea de cómo su negocio de restaurante está funcionando financieramente en la actualidad. Sabrás cuánto estás gastando en mano de obra o creando cada elemento del menú, y tus mejores y peores ventas. Al mostrarle la rentabilidad de su negocio, le permite determinar las áreas de su negocio que necesitan mejorar. Dado que puede preparar esta declaración en varios períodos de tiempo como mensual o anual, le permite hacer los ajustes necesarios y supervisar continuamente su negocio para el crecimiento.
El balance general proporciona un resumen de los activos, el patrimonio y el pasivo de su empresa en un momento determinado. Mientras que los activos son lo que posee su negocio, los pasivos son lo que su restaurante debe a otros. El patrimonio representa el valor neto de la empresa y se calcula restando los pasivos de los activos. Si esta cifra es negativa, significa que el pasivo del restaurante es más que el activo. Esto significa que su empresa no podrá cumplir con todos los pasivos liquidando sus activos si todos ellos vencen al mismo tiempo.
Mejor seguimiento de los flujos de efectivo
Las buenas prácticas de contabilidad permiten a los propietarios y gerentes de restaurantes seguir las corrientes de efectivo de sus negocios y registrar las transacciones. Este es un factor crítico para obtener una comprensión exacta de cómo el restaurante gana y gasta el dinero y el flujo exacto de éste dentro y fuera del negocio. Utilizando esa información, puede planificar y asignar recursos a divisiones específicas de su empresa para asegurar que ésta funcione de manera eficiente.
El estado de flujo de caja muestra las fuentes de dinero de su restaurante y cómo lo gastó durante un período de tiempo determinado. Como esta declaración no incluye ningún elemento no monetario, da una clara impresión de la salud financiera de su negocio. También le ayuda a entender la diferencia entre tener efectivo en papel y tener efectivo en sus cuentas comerciales. Esta información es importante para planificar y prever las necesidades de la empresa. Le permite introducir productos y servicios que satisfagan mejor las necesidades de los clientes y mejorar sus retornos.
Controle sus costos principales
El coste de la comida es uno de los indicadores clave de rendimiento (KPI) más importantes de un restaurante. Representa la suma total de su costo de bienes vendidos o inventario y sus costos de mano de obra. Este es el costo de asegurar que tienes los productos y servicios necesarios para que el restaurante funcione. Controlar estos costos es crítico para mantener su negocio rentable.
El coste principal es lo que te guía en la gestión de los ingresos del día a día de tu restaurante para conseguir un buen margen de beneficio. La contabilidad de restaurantes le ayuda a analizar sus costos principales para decidir cuánto va a cobrar por sus servicios para obtener un beneficio. También ayuda a calcular la cantidad de dinero que puedes gastar en la gestión de tu negocio sin comprometerlo. La vigilancia de los costos es el primer paso para controlarlos.
Seguimiento del inventario
La contabilidad de los restaurantes juega un papel crucial para asegurar el seguimiento preciso del inventario y el costo de los bienes vendidos. En un momento dado, puedes saber cuál es el número de ingredientes que tienes, tus órdenes de compra actuales y la cantidad de dinero que has gastado en la compra de los ingredientes. Cuando la función de contabilidad se ha integrado con una sistema POS del restauranteel proceso está totalmente automatizado. Esto significa que tendrás una forma más fácil y simplificada de calcular los costos de los artículos del menú, obteniendo información sobre los artículos más rentables, y monitoreando tu desperdicio de comida y las porciones.
El seguimiento preciso de su inventario le ayudará a reducir el desperdicio de alimentos, la mala gestión del presupuesto, la insatisfacción de los clientes y los robos.
Ayuda para fijar el precio de los elementos del menú
La contabilidad ayuda a rastrear los costos y calcular cuánto dinero gasta en su restaurante. Entre los datos importantes que se derivan de la contabilidad está el costo de las mercancías vendidas (COGS). Esta cifra es crucial para determinar los precios de sus productos y controlar sus ingresos.
Saber cómo se calculan los ratios de contabilidad y el impacto de su COGS en la determinación del precio que debe colocar para sus elementos del menú. El precio que elija debe poder cubrir los gastos de preparación de la comida. También debería generar un margen de beneficio deseado para asegurar que su negocio funcione con beneficios.
Seguimiento de los gastos de su restaurante
Su sistema de contabilidad suele proporcionar dos tipos de información que pueden ayudarle a controlar mejor sus gastos. En primer lugar, muestra los tipos de pagos que se hacen periódicamente, como la remisión de impuestos. Segundo, muestra las cosas que pagas continuamente a lo largo de la vida de tu negocio de restaurante. Esto incluye sus costos de alimentos, bebidas y mano de obra y su relación con sus ventas. Cada uno de estos artículos es útil e importante para controlar cuánto dinero gasta en su restaurante. En el seguimiento de estos artículos, la contabilidad le ayuda a mantener registros precisos de:
- Ventas: La cantidad de ingresos que haces en el día a día. Esto se puede desglosar en ingresos por alimentos y bebidas, o presentarse en categorías de platos individuales dependiendo del tipo de restaurante que se maneje. Si tiene un buen software de contabilidad integrado en el punto de venta de su restaurante, la generación de informes de ventas diarias debería ser bastante fácil y directa.
- Órdenes: La información contable muestra cuántos pedidos ha recibido su restaurante y cuántos se cumplieron. Además de las ventas realizadas, también debe averiguar cómo su restaurante está satisfaciendo las necesidades de sus clientes. Este es también un gran enfoque para determinar la cantidad de inventario que su restaurante necesita para funcionar sin problemas.
- Nómina: La nómina es lo que le pagas a alguien para que trabaje en tu restaurante. Como uno de los gastos clave de la gestión de un restaurante, necesita rastrear y administrar con precisión cuánto está pagando a sus empleados. La contabilidad proporciona esa información, ayudándole a presupuestar mejor.
- Valor del inventario: El valor del inventario no se trata sólo del recuento físico o manual de su inventario. También se trata de la cantidad de ingresos que puede generar el inventario y cómo capitalizarlo. La contabilidad del restaurante puede ayudarle a determinar la cantidad de inventario que tiene a mano y estimar cuánto ingreso puede ser generado a partir de él.
Evaluar el rendimiento de su negocio
El registro contable de su restaurante refleja tanto el resultado de sus operaciones como su posición financiera. Esto significa que se pueden identificar las áreas que están funcionando bien y las que requieren ciertas medidas para mejorar. Con varios ratios calculados a partir de la información contable, puede analizar el rendimiento de su restaurante y compararlo con otros actores de la industria. También puede comparar su rendimiento financiero actual con los datos contables anteriores para determinar si el negocio se está moviendo en la dirección correcta.
Asegúrate de que tu restaurante cumple con las normas
Todo negocio debe cumplir con las leyes de la tierra y las políticas de impuestos. La contabilidad adecuada del restaurante asegura que sus responsabilidades sean pagadas y registradas a tiempo. Esto incluye los requisitos legales como el pago del impuesto sobre las ventas, el IVA y el impuesto sobre la renta. Podrá gestionar y controlar el flujo de efectivo para asegurarse de que el dinero de su empresa se dirige a los canales adecuados.
En resumen…
El éxito de su restaurante depende en gran medida de la exactitud de sus registros financieros. Independientemente del tamaño de su negocio, la contabilidad ayuda a proporcionar información que muestra hacia dónde se dirige su negocio. Puede determinar si está dirigiendo un negocio rentable o si es necesario tomar medidas para lograr mejores resultados financieros.