La contabilidad del restaurante es sin duda una de las funciones administrativas más importantes de un restaurante. Implica tomar el control de sus cuentas y darle sentido a la información financiera de su negocio. Para asegurar que usted obtenga el mejor provecho de su información financiera, debe trabajar en estrecha colaboración con su contador para generar informes financieros de manera coherente y oportuna. Cualquier retraso en la presentación de informes puede tener consecuencias nefastas en sus operaciones comerciales y puede ser extremadamente costoso a largo plazo.
Aunque quizás quieras centrarte más en el lado de las operaciones del restaurante en lugar de entender la compleja naturaleza de la contabilidad del restaurante, entender esto es igualmente importante. Necesitas saber lo que significan los números, lo que reflejan en tu negocio, y cómo puedes usarlos para mejorar tu negocio. Usando una herramienta como Fuente:puede extraer fácilmente los datos de su software de contabilidad y utilizarlos para generar la mayoría de estos informes. En este artículo, aprenderá sobre los diversos informes de contabilidad que su restaurante debe mantener.
Informe de ventas diario/Informe diario
Uno de los informes de contabilidad más importantes que debes llevar es el informe de ventas diario (DSR). Cada propietario y gerente de un restaurante debe revisar este informe diariamente para tener una idea de cómo está funcionando el restaurante. El informe proporciona información valiosa sobre las ventas del restaurante, los impuestos, las propinas, los descuentos, las tasas de las tarjetas de crédito, los reembolsos, las compensaciones, el dinero en efectivo a corto o largo plazo, y más. En otras palabras, proporciona una instantánea de los acontecimientos diarios y lo que significan financieramente.
Una forma de generar más DSR útiles es simplificar las categorías de puntos de venta de los restaurantes para asegurar que cada aspecto sea registrado con precisión. Un informe de ventas diario efectivo debe proporcionar la siguiente información:
- Comparación de las ventas diarias: Deberías poder comparar tus ventas de hoy con las de ayer o un día como hoy de la semana pasada. Cuando se tienen en cuenta eventos como las vacaciones o el cambio de clima, se puede explicar por qué el restaurante funciona de cierta manera.
- Porcentaje de propina del empleado: El porcentaje de propina es importante para mostrar cómo los clientes están satisfechos con los servicios que reciben en su restaurante. Si informa de un alto porcentaje de propinas, puede indicar que sus servidores están regalando regalos. Sin embargo, un bajo porcentaje de propina muestra que su restaurante ofrece un servicio pobre.
- Dinero en efectivo a corto o a largo plazo: Dado que el efectivo es todo en la gestión de un negocio, cualquier efectivo que falte debe ser investigado y contabilizado. Si su negocio pierde 2 dólares al día, significa que está perdiendo más de 700 dólares al año. Los informes de ventas diarios muestran si hay algún efectivo perdido para que puedas rastrear la causa.
Plan de cuentas (semanal, mensual, anual)
El plan de cuentas es un registro importante para cualquier restaurante. Categoriza el dinero que el negocio gasta y recibe en cuentas específicas.
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Plan de cuentas |
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| Cuentas del estado de ingresos | ● Gastos operativos
● Ingresos de explotación ● Gastos y pérdidas no operacionales ● Ingresos y ganancias no operacionales |
| Cuentas de balance | ● Activos
● El patrimonio del propietario del restaurante ● Responsabilidades |
La preparación del plan de cuentas implica el registro de transacciones de alto nivel como activos, pasivos, gastos, ingresos, patrimonio y costo de los bienes vendidos. Estas categorías se dividen a su vez en subcategorías más pequeñas. Por ejemplo, la cuenta de gastos puede subdividirse en gastos de alcohol, gastos de carne, lavandería, salarios y servicios públicos. El plan de cuentas es importante porque:
- Da una visión general de los principales informes financieros de los restaurantes, incluyendo estados de pérdidas y ganancias, balances e informes de flujo de caja.
- Da una idea de la salud financiera del restaurante, ayudando a saber cómo su negocio está haciendo y gastando dinero.
- Proporciona un punto de referencia de alto nivel para comparar los números del restaurante con los promedios de la industria, mientras se lleva un registro de los gastos.
- El plan de cuentas es un documento necesario que los inversores y accionistas pueden pedir para tener una idea clara de la situación financiera de su restaurante.
Previsión de flujo de caja (Informe semanal)
Su flujo de efectivo debe registrarse semanalmente para indicar la cantidad de efectivo que recibió o pagó durante la semana. Para que un restaurante funcione sin problemas, es necesario tener suficiente dinero en la cuenta bancaria para pagar a los proveedores y empleados. Creando un pronóstico de flujo de caja para la semana, determinará cuánto dinero necesita y cómo recaudarlo. Este es un paso crítico para prevenir el dolor de cabeza y la vergüenza que viene con los cheques rebotados. Una previsión semanal de la corriente de efectivo se compondrá de lo siguiente:
- Salida de efectivo esperada: Esta es la cantidad de dinero en efectivo que será pagada por el negocio durante la semana. Necesita considerar su nómina, los flujos de efectivo no relacionados con los gastos, como los pagos de préstamos, y los gastos recurrentes como las suscripciones de software.
- Entrada de efectivo esperada: Esta es la cantidad de dinero recibida por las ventas. Recuerde, el dinero no se deposita en la cuenta bancaria inmediatamente después de la venta. Esto significa que mirando los números de ventas se sabrá directamente si tienes suficiente dinero para cubrir los gastos de la semana. Es necesario determinar el efectivo real que se ha depositado en la cuenta bancaria.
- Informe sobre la antigüedad de las cuentas por pagar: Al observar el flujo de efectivo de su negocio, debería poder determinar la cantidad que se utilizará para pagar las facturas pendientes. Esto incluye decidir qué proveedores pagar para reducir la deuda en el informe de antigüedad de las cuentas por pagar.
Informe Flash (Informe bisemanal)
Un informe rápido para un restaurante es un estado condensado de ganancias y pérdidas que viene con varias otras métricas. El propósito del informe es ayudar al dueño o gerente del restaurante a tomar decisiones de compra y programación para la semana siguiente. Aunque es un simple informe, juega un papel importante en la contabilidad de los restaurantes. El informe consta de lo siguiente:
- Comparaciones de ventas: El informe flash le permite comparar su volumen de ventas actual con un período similar del mes pasado o del año pasado. Si sus ventas del año pasado fueron más altas que las de hoy, puede ser señal de un problema que debe resolverse rápidamente.
- Porcentaje del coste laboral: El informe flash es efectivo para calcular y rastrear su porcentaje del coste laboral a lo largo de un período determinado. Mostrando la relación entre el costo variable y las ventas de FOH y BOH, puedes determinar si estás sub o sobre el personal de tu restaurante. Esta es también una gran manera para que sus gerentes averigüen si están cumpliendo sus objetivos con la fuerza de trabajo actual.
Informe mensual de ejecución (Informe mensual)
Se prepara un informe mensual de rendimiento para mostrar el rendimiento del restaurante durante un período de un mes. Parte del informe es reconciliar su tarjeta de crédito y el extracto bancario para tener una imagen clara de las revisiones que ha generado durante el mes. El informe mensual proporciona información sobre lo siguiente
- Análisis de tendencias: El informe muestra las tendencias en el desempeño de su negocio tanto a corto como a largo plazo. Puede saber cómo evoluciona su negocio utilizando este análisis y haciendo continuamente mejoras y cambios en las áreas de bajo rendimiento.
- KPI análisis: El análisis de sus indicadores clave de rendimiento (KPIs) es crucial para determinar si está cumpliendo con los objetivos de su negocio. Los KPIs son una herramienta importante para rastrear e incrementar la eficiencia, el volumen de negocios y la rentabilidad de los restaurantes. Cada KPI de restaurante debe ser asignado a un miembro del equipo que es responsable de asegurarse de que el negocio da en el blanco. Por ejemplo, el chef puede ser responsable del costo de la comida, el gerente de mantener el porcentaje de costo laboral variable, y el jefe de camareros del costo de las bebidas.
- Análisis de flujo de caja: El análisis de su flujo de efectivo nunca se detiene y debe ser continuo a través de diferentes períodos de tiempo. Le permite determinar el flujo de efectivo en su negocio y los factores causales. Factores como los gastos de capital, los retiros de los propietarios y los pagos de los préstamos pueden afectar el efectivo de su negocio. Aunque no afecten a su beneficio contable, sí tienen un gran impacto en su flujo de caja. Por el contrario, factores como la depreciación no tienen ningún impacto en su flujo de caja y sin embargo afectan al beneficio contable.
- Costo presupuestado vs. Costo real: Una parte importante para determinar la dirección que toma su negocio es comparar el costo real en el que incurre con lo que presupuestó. Si está gastando más, puede ser una señal de que sus operaciones no son lo suficientemente eficientes. Por lo tanto, es necesario tomar medidas para mejorar la eficiencia y reducir el porcentaje de gastos.
- Estados financieros condensados: El contador de su restaurante suele proporcionar estados financieros ampliados con una sobrecarga de información que puede ser abrumadora de analizar. Con el informe mensual de rendimiento, se obtienen informes condensados sobre áreas específicas que se quieren analizar. Puede comparar los distintos elementos y tomar la decisión apropiada que desee.
Estado de pérdidas y ganancias (P/L) (Mensual, trimestral, anual)
El estado de ganancias y pérdidas muestra las ganancias o pérdidas que su restaurante ha tenido durante un período de tiempo determinado. Algunos de los otros términos utilizados para referirse a la cuenta de pérdidas y ganancias son la cuenta de P&L, la cuenta de resultados, el estado de operaciones y el estado de ganancias. El estado de cuenta refleja las ventas de su restaurante y los costos incurridos, reconciliando elementos como los costos de la comida, el volumen de ventas, los costos de operación de la mano de obra y las ganancias. La declaración es importante para el negocio de un restaurante porque:
- Muestra la rentabilidad general de su negocio
- Actúa como un puesto de guía para dirigir sus decisiones de negocios
Estado de flujo de efectivo (semanal, mensual, anual)
El estado de flujos de efectivo o el estado de flujo de caja muestra cómo el dinero entró y salió de su negocio en un período de tiempo determinado. Todo el dinero que entra en el negocio se conoce como entrada de efectivo mientras que el que sale se conoce como salida de efectivo. Al preparar este informe, se enumera todo el efectivo que entró o salió del negocio debido a operaciones, inversiones, financiación y deudas. La declaración es importante porque:
- Muestra la cantidad de dinero que su restaurante tiene a mano, en este momento.
- Muestra si su flujo de caja operativo puede permitirle mantener o aumentar las operaciones de su restaurante, o si tendrá que buscar financiación externa para las operaciones ordinarias de su restaurante.
Balance (trimestral, anual)
El balance es un informe financiero que enumera los activos, pasivos y patrimonio de su restaurante. Mientras que los activos son las cosas que su restaurante posee, los pasivos incluyen lo que su restaurante debe a otros. Algunos de los activos incluyen equipo, locales, inventario y dinero en efectivo. Por otro lado, el pasivo incluye préstamos de equipo de restaurante y facturas de proveedores. El patrimonio es el valor neto, o lo que queda cuando se restan los pasivos de los activos. El objetivo es mantener esta cifra positiva porque un valor negativo es una indicación de que su empresa no podrá cumplir sus obligaciones a su debido tiempo.
Un balance es un informe financiero importante para los restaurantes porque:
- Muestra la posición financiera real de la empresa en un período de tiempo determinado
- Muestra si debe más dinero a otras partes de lo que su negocio tiene actualmente
- Muestra la carga de la deuda del negocio
- El informe puede actuar como una señal de advertencia de que la empresa está en problemas
Informe de ingresos (diario, semanal, mensual, anual)
Este informe muestra el total de ingresos esperados que su restaurante hará durante un período de tiempo determinado. También muestra cómo estos ingresos se dividirán entre comida y bebida. Se utiliza como herramienta de proyección al anticipar la cantidad de ingresos que el negocio generará en el futuro. El informe también muestra cuán realista es usted al establecer sus objetivos de ventas y evaluar las operaciones. Algunos de los datos importantes que debe incluir el informe de ingresos son el total de ingresos, el número medio de ingresos y cuadros, el promedio de ingresos por cuadro y el promedio de ingresos por cliente.
Informe de costos controlables (diario, semanal)
El informe de costos controlables registra los gastos del restaurante que pueden ser controlados. El informe es importante para rastrear los costos de alimentos y bebidas y los costos de mano de obra. Esto le permite calcular sus costos principales y determinar su margen de operación del restaurante. El informe de costos controlables le permite llevar a cabo un seguimiento diario y semanal de los costos, rastrear los costos de mano de obra y alimentos, y determinar los aumentos de costos debido al inventario o a la mano de obra.
Observaciones finales
Mientras que hay tantos informes de contabilidad que su restaurante debería guardar, algunos tienen mucha importancia para ayudarle a rastrear sus costos e ingresos. Según el propósito del informe, éste puede prepararse o generarse en un período de tiempo determinado. Algunos se generan diariamente, mientras que otros lo hacen mensual o anualmente.