¿Cómo funciona el sistema de manejo de inventarios de un restaurante?

 

 

El manejo de inventarios es el corazón de la gestión de un exitoso negocio de restaurantes. Necesitas asegurarte de que tienes el tipo y la cantidad correcta de ingredientes para satisfacer las necesidades de los clientes. Como los ingredientes de los alimentos cuestan una moneda de diez centavos y requieren una reposición frecuente, es necesario un sistema de manejo del inventario del restaurante. Asegura que tus cocineros y cocineras lleven la cuenta de los ingredientes disponibles y puedan decir cuánto más inventario se necesita. También podrá saber cuándo debe pedir su próximo lote y cuándo caducarán los ingredientes disponibles.

Un sistema de manejo de inventarios de restaurantes debidamente implementado automatiza el proceso de seguimiento y gestión del inventario en un restaurante. Con los recientes avances tecnológicos, los restaurantes ya no dependen de la toma de inventario manual con lápiz y papel. La toma de inventarios se realiza fácilmente de forma automática por el sistema, asegurando la precisión en cada paso. El sistema ayuda a rastrear los residuos de alimentos, la fecha de caducidad de los ingredientes y a estimar cuándo pedir más inventario.

 

Componentes de un Sistema de Manejo de Inventario de Restaurantes

Un sistema de manejo de inventario de restaurantes proporciona una imagen precisa y actualizada del inventario de alimentos. Esto ayuda a manejar los niveles de inventario y a hacer órdenes de compra basadas en el rendimiento del restaurante. Si bien un sistema integral puede automatizar este proceso, los siguientes componentes independientes son esenciales:

 

1. Sistema de seguimiento del inventario

Una app de seguimiento de inventario te permite rastrear la cantidad de productos que tu restaurante tiene actualmente, cualquier escasez, y lo que necesita reponer. No tienes que hacer el recuento físicamente ya que todo el proceso está totalmente automatizado. Los sistemas de seguimiento de inventarios están compuestos por un conjunto de herramientas basadas en software y hardware para automatizar el proceso de seguimiento de inventarios. Hace un seguimiento de los bienes cuantificables basado en la tecnología de código de barras. Cada artículo tiene un código de barras único que es escaneado al sistema y registrado. Una vez escaneada, la información es codificada y rastreada por un sistema informático central. De esta manera, el personal puede localizar los artículos en cualquier momento y saber cuando se han agotado.

El sistema de rastreo de inventario permite saber qué ingredientes deben almacenarse en mayores cantidades y cuáles ya están en exceso. Puede usar esta información para hacer un pedido para el inventario o mejorar la eficiencia de su restaurante. Otros beneficios de un sistema de gestión de inventarios son

  • Generando inventario en tiempo real e informes financieros de su restaurante
  • Creación automática de órdenes de compra a sus proveedores
  • Integración del inventario al menú del restaurante para asegurar que sólo se puedan hacer pedidos de comida disponible.
  • Actualizaciones regulares del estado de las existencias o cuando éstas caen por debajo de un nivel específico
  • Fácil transferencia de los lugares de los artículos para los restaurantes de varios lugares

El seguimiento de estos factores de inventario mantiene a sus restaurantes en pleno funcionamiento. No tienes que preocuparte por quedarte sin un determinado ingrediente sin saberlo. Un sistema de seguimiento del inventario del restaurante le ayuda a contar fácilmente su inventario con un escáner de código de barras.

El sistema de rastreo de inventario le ayuda a escanear su inventario con menos búsquedas. Esto significa que puede racionalizar sus entregas y ahorrar tiempo en el recuento de sus existencias. Simplemente se crean proveedores, órdenes de compra y artículos de catálogo usando códigos de barras. Esto también ayuda a recibir el stock sin tener que buscar manualmente los artículos a través de una orden de compra. Todo lo que tienes que hacer es escanear, introducir la cantidad necesaria y pasar al siguiente elemento.

2. Sistema de gestión de proveedores

Un sistema de gestión de proveedores se utiliza para establecer relaciones con los proveedores y otros prestadores de servicios. Normalmente, un restaurante trabaja con varios vendedores diferentes. Cada uno de los vendedores tiene sus propios términos de contrato, puntos de contacto y tarifas de pago. Si bien un gerente de proveedores puede ocuparse de estas cuestiones, un sistema de gestión de proveedores proporciona una solución automatizada.

Un sistema de gestión de proveedores es una solución en línea basada en la web que se utiliza para gestionar los proveedores en un lugar. El sistema actúa como un único lugar para gestionar todas las actividades relacionadas con los proveedores. Esto asegura que se logre la eficiencia y el crecimiento a largo plazo de manera rentable. La implementación de un sistema de gestión de proveedores en un restaurante atrae varios beneficios:

  • Una mejor gestión de los contratos: El sistema evalúa los diferentes tipos de contactos cuando se trata de varios proveedores. Proporciona una plataforma centralizada en la que se almacena toda la documentación y otra información importante.
  • Mejor selección: Los sistemas de gestión de proveedores permiten a los restaurantes gestionar muchos proveedores en un solo lugar, dando más opciones. Ayuda en la evaluación de todos los diferentes proveedores para elegir los que tienen mejores condiciones de negocio.
  • Mejores relaciones con los proveedores: Un sistema facilita la gestión de varios proveedores al mismo tiempo. Esto asegura la finalización satisfactoria de los proyectos a tiempo, mejorando las relaciones comerciales con los proveedores.
  • Mejor valor: Cuando se implementa adecuadamente en un negocio, el sistema de gestión de proveedores puede mejorar los ahorros y las ganancias en un período de tiempo.

3. Sistema de manejo de inventarios

La gestión de inventarios es más que un simple seguimiento. Incluye la determinación de la naturaleza de los artículos almacenados, incluyendo los ingredientes estropeados. Un sistema de gestión de inventarios puede definirse como una combinación de tecnología de hardware y software utilizada para supervisar el mantenimiento y la vigilancia de los productos almacenados.

Las características de la gestión de inventario incluyen un sistema de identificación de artículos y su información asociada, como etiquetas de bienes, etiquetas o códigos de barras. Las herramientas de hardware como los teléfonos inteligentes o los escáneres de códigos de barras se utilizan para leer las etiquetas de los códigos de barras. Luego se conectan al software de gestión de inventarios de restaurantes que proporciona una base de datos de gestión central. Este es el punto de referencia de todo el inventario que permite el análisis de datos, la generación de informes de inventario, las previsiones de la demanda futura y más. Otros aspectos del sistema de gestión de inventarios son las políticas y procesos de documentación, etiquetado y presentación de informes. Esto puede ser guiado por técnicas como el First-In First Out (FIFO), Análisis ABC, Just in Time, Stock Review, y otras.

La gestión del inventario ayuda a determinar el estado exacto del inventario en un punto determinado. Automatiza completamente el proceso de gestión de inventario para permitir a los propietarios y gerentes de restaurantes centrarse en otros aspectos importantes de su negocio. Gestión de inventario elimina la necesidad de hacer un inventario regular o de tomar inventario. Esto también significa un mínimo de errores relacionados con el ser humano, ya que tanto el rastreo como el ordenamiento del inventario son automáticos. Los beneficios de este componente incluyen:

  • Muestra la visibilidad del inventario en tiempo real en todos los niveles de un restaurante de múltiples ubicaciones.
  • Rastrea el restaurante en tiempo real y la rentabilidad.
  • Reduce los costos de alimentos, el stock muerto, los costos de almacenamiento y los costos de mano de obra manteniendo los niveles de inventario óptimos en todo momento.
  • Mejora las relaciones con los vendedores, proveedores y socios mediante una mayor transparencia y una mejor organización.
  • Proporciona niveles de alta precisión en la gestión de inventarios para evitar casos de falta y exceso de existencias.
  • Conocimiento de los productos alimenticios que más se venden y los de menor demanda.
  • Integración completa en los sistemas de puntos de venta de los restaurantes y en los sistemas de contabilidad.

Un sistema de gestión de inventario está diseñado para indicar la cantidad de existencias disponibles en un momento dado. Puedes subir los elementos del menú y los ingredientes como quieras, y actualizar sus cantidades. Los datos se pueden ver según el nombre del producto, la cantidad recibida, el proveedor o el Código Universal de Producto (UPC). Cuando se integra en el punto de venta de un restaurante, todo el proceso de manejo de inventario se automatiza. Proporciona actualizaciones instantáneas de los niveles de existencias cada vez que un cliente compra alimentos y bebidas.

4. Calculadora del costo de los alimentos

Un aspecto importante del manejo del inventario de los restaurantes es el coste de los alimentos. El costo de los alimentos tiene un impacto directo en la rentabilidad del restaurante, y mantenerlos al mínimo debería ser una prioridad. Una calculadora de costos de alimentos o un software de costeo de recetas agiliza el proceso de cálculo de los costos de los alimentos para obtener resultados más rápidos y precisos. Le permite calcular los costos de la comida por cada elemento del menú. También puede agregar detalles importantes como notas, fotos e información sobre la alergia de cada plato. El uso de una calculadora de costos de alimentos le ayuda a calcular los costos de los alimentos, rastrear su inventario y generar análisis detallados de los productos vendidos.

Un buen software de coste de recetas se encarga de todas las necesidades de costeo de recetas de un restaurante. Viene con una simple interfaz de usuario donde se pueden calcular los costos de la comida del restaurante, los costos del catering, los costos de la comida de la panadería, los precios de las recetas, los costos de los ingredientes y los costos de la comida. también le permite agregar los costos de empaque y mano de obra en sus recetas para cálculos más precisos. Esto ahorra a los restaurantes miles de horas que se habrían gastado en calcular el costo de la comida para mejorar la rentabilidad.

Parte del coste de los alimentos es la estandarización y la gestión de las recetas. Una receta estándar especifica la cantidad de cada ingrediente que se va a utilizar. Esto ayuda a estimar rápidamente el número de días que tomará antes de reordenar las existencias. Cuando se integra en el sistema de puntos de venta, esta funcionalidad evalúa cómo se utilizan las materias primas con respecto a las ventas. Puedes usar estos datos para reducir el robo en tu negocio. Para los establecimientos de múltiples localidades, el costo de la comida ayuda a asegurar que las recetas sean las mismas en todas las localidades.

Dado que los restaurantes operan con márgenes estrechos, el coste de la comida le permite conocer el coste de sus recetas. Puedes calcular fácilmente el costo de las recetas y sus márgenes rastreando cada ingrediente en el plato. También puedes incorporar cualquier fluctuación de precios para determinar cómo afectan a tu balance final. Esta es también una gran manera de diseñar su menú de manera que fomente las ventas para aumentar sus ingresos.

Conclusión

El inventario del restaurante está compuesto por todas las materias primas y artículos necesarios para preparar los platos.

Dado que el funcionamiento exitoso de un restaurante implica tener un inventario adecuado, el sistema de gestión de inventario del restaurante es vital. Te ayuda a rastrear cada ingrediente y lo bien que satisfaces las necesidades de los clientes.

Cuando se integra en el sistema de puntos de venta de su restaurante, todo el proceso se automatiza para permitirle organizar y controlar cada aspecto de las existencias. Puedes mantener un flujo fluido de existencias de tus vendedores y en el restaurante.

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