Desarrollar el horario perfecto para los empleados significa reunir lo mejor para el restaurante y para su personal. La mayoría de los directivos estarán de acuerdo en que encontrar (y mantener) ese equilibrio es mucho más fácil de decir que de hacer. Pero no es imposible. Desarrolle un horario de restaurante y conozca a sus empleados. A continuación, utilice nueva tecnología para mantener un programa de turnos que funcione para su restaurante. Descubra como a continuación.
Construir un calendario de tareas para el restaurante
Nunca subestimes el poder de un programa maestro. Si se prepara adecuadamente, es un recurso garantizado que le ayudará a gestionar las operaciones de forma fluida y eficaz. Todas las tareas necesarias en su restaurante se incluirán aquí, asegurando que no se olvide o pase por alto ninguna.
El calendario de los trabajadores caracteriza qué activos se necesitan, cuándo y dónde. A pesar de que un calendario representativo distribuido es explícito a un período de reserva específico, la organización adecuada requiere mirar hacia adelante para encuestar las solicitudes de tiempo libre y el suministro de activos.
La concertación de horarios con antelación es especialmente importante cuando las necesidades cambian en los periodos de mayor actividad de su restaurante. La programación viable de los trabajadores reduce los costes de trabajo al coordinar los activos con las solicitudes. También ayudará a disminuir la necesidad de cambios bruscos en la programación.
Empieza por enumerar todas las funciones de tu restaurante, como por ejemplo
- Tareas de limpieza
- Preparación de alimentos
- Gestión de pisos
- Bartending
Cada restaurante es un poco diferente, por lo que es recomendable tomarse uno o dos días para observar los movimientos de su restaurante. Si se trata de una pizzería, ¿quién se encarga de hacer la masa y añadir los ingredientes? Si la decoración es importante, toma nota de quién enciende las velas y encarga las flores frescas. Además, tenga en cuenta las horas pico y, a la inversa, los momentos más lentos de la semana.
Por pequeña que sea la tarea, elabore una lista detallada de lo que ocurre en su restaurante para desarrollar un programa maestro de restaurante bien ajustado. Este completo calendario de tareas le ayudará a cubrir todas las bases, y le ahorrará mucho tiempo.
Conozca a su personal
Esta sugerencia necesita poca explicación: conozca las necesidades de su personal para evitar conflictos de horario. Anime a los empleados que llevan mucho tiempo en la empresa a compartir los cambios importantes en su vida que afectarán a su horario habitual, y hable con los nuevos contratados sobre otras obligaciones que puedan tener.
En ocasiones, los empleados tendrán una disponibilidad variable. Es posible que tenga empleados que practican deportes o cuyos hijos lo hacen, y su disponibilidad cambiará durante la temporada de fútbol o baloncesto. Algunos estudiantes universitarios tendrán horarios de clase cambiantes, lo que puede causar nuevos conflictos para el horario de trabajo. Asegúrese de que todos los empleados sepan que deben acudir a usted cuando cambie su disponibilidad.
Sugerencia de programación de Lavu: construya una lista maestra de disponibilidad. Elabore un calendario de siete días a la semana y haga una lista de los empleados que están disponibles en cada momento. No incluya días puntuales como una fiesta de cumpleaños o una solicitud de vacaciones: este calendario sólo pretende mostrar la disponibilidad de su personal durante una semana de trabajo normal. Utilícelo como copia de seguridad de su recurso principal de programación.
Para pasar al siguiente paso, elabore un programa maestro de vacaciones o de tiempo libre. Si confía en post-its para recordar las solicitudes de días libres de sus empleados, se está buscando un lío de programación.
Imprima un año natural completo o cree uno en Microsoft Excel, para que pueda introducir fácilmente con lápiz o a máquina las solicitudes de días libres aprobadas. Una vez que tenga el hábito de añadir estos días al programa maestro de vacaciones inmediatamente, habrá mejorado su técnica de programación de forma inconmensurable. La mejor opción en este caso es crear una hoja de Excel protegida por contraseña para las solicitudes de tiempo libre aprobadas, a la que sólo pueda acceder la dirección.
Establezca un sistema de solicitud de tiempo libre que incluya que la dirección introduzca la solicitud en Excel antes de decidir si se aprueba el día libre del funcionario. Esto debe decidirse después de revisar el resto de la información de programación y asegurarse de que hay cobertura de turnos para el tiempo libre solicitado.
En ningún momento usted u otro directivo debe hacer un nuevo programa de turnos sin revisar primero los dos programas maestros.
Ventajas de un programa integrado
El uso de un planificador automático elimina el estrés de la programación y le devuelve su valioso tiempo. La competencia es el nombre del juego en lo que respecta a la gestión de un restaurante beneficioso. Mecanizar las tareas redundantes, como la programación, es probablemente uno de los enfoques más sencillos para ser cada vez más eficaz.
Ahora, incluso puede integrar su planificador automático con su sistema de punto de venta, lo que hace más fácil que nunca crear horarios que funcionen a partir de los informes de su restaurante.
Compruebe algunas de las ventajas añadidas de utilizar un planificador automático para su negocio de restauración.
- Disminuir la rotación de personal
- Cuando los horarios de los empleados se ajustan a sus preferencias y reciben una cantidad decente de horas en cada cheque de pago, es más probable que permanezcan en su empresa.
- Crear clientes más felices
- Un planificador automático evitará que le falte personal en los momentos de mayor actividad, lo que se traducirá en un mejor servicio al cliente y en clientes más satisfechos.
- Tomar decisiones de personal más inteligentes para la programación
- Cuando su horario está integrado con el sistema de PDV de su restaurante, las decisiones de programación se basan en datos sólidos para saber cuándo son sus momentos de mayor actividad. Estos datos crean una programación sin fisuras que se adapta a la disponibilidad de sus empleados.
- Ahorrar tiempo y recursos
- La automatización de la programación reduce los costes de mano de obra no sólo por el tiempo que se tarda en crear una programación, sino también por la reducción de las horas extraordinarias innecesarias.
- Delegación de tareas
- Cuando se facilita la programación, se puede capacitar fácilmente a la dirección para que prepare la programación automática por usted y se concentre en otras tareas.
Utilice la nueva tecnología de programación de restaurantes
La belleza de la nueva tecnología de los restaurantes es lo perfecta que resulta incluso en las operaciones más complicadas. Como programar los turnos. Vea a continuación cómo los modernos sistemas de punto de venta para restaurantes eliminan los aspectos más complicados de la programación de turnos.
Dedicar menos tiempo a la creación de horarios
Con un programa de programación maestra automatizada tiene la opción de programar todo su restaurante con con un sólo clic. Lo que antes llevaba horas o días, ahora puede llevar minutos con poco trabajo manual. Una vez que haya introducido toda la información pertinente mencionada anteriormente, haga que se cree su programa y envíelo a su equipo.
Avisar a los empleados con antelación de los horarios
Dado que ahorrará tiempo al utilizar un software de programación automatizado, podrá dar a su personal más tiempo para preparar su próxima programación. Esto ayudará a reducir la necesidad de solicitar tiempo libre y hará que el equipo del restaurante sea más feliz. Envíe sus horarios a través de la aplicación móvil y téngalos disponibles en línea, para que nunca más puedan decir que no vieron que estaban en el horario.
Las opciones de programación del software evitan los conflictos
Utilice su programa maestro de disponibilidad para hacer un nuevo programa. A continuación, utilice la herramienta de programación en línea para elaborar un programa de turnos preciso. Los turnos están codificados por colores y el nombre del empleado está claramente marcado. El sistema de programación en línea también le notificará cuando dos personas estén programadas para turnos idénticos, de modo que pueda evitar la repetición de tareas.
Compartir las notas de programación con la dirección
Si llevas algún tiempo dirigiendo o gestionando un restaurante, es probable que hayas tenido alguna falta de comunicación con otros gerentes, algo fácil de hacer. Con la tecnología adecuada, el equipo directivo puede compartir comentarios y preguntas en un campo de notas especial, que sólo pueden ver y editar los directivos. Este informe de planificación compartido es una gran función para comunicar cuando se ha aprobado una solicitud de tiempo libre y se incluye en el plan de vacaciones maestro.
Los empleados pueden solicitar fácilmente la cobertura de turnos mediante una aplicación móvil
Para un empleado, éste podría ser el uso más relevante de la tecnología móvil para restaurantes. Supongamos que crea el horario perfecto para los turnos, pero un empleado tiene una emergencia. Ya no tiene que rastrear el directorio de la empresa para encontrar un sustituto. En cambio, los empleados pueden liberar sus turnos programados para ver si otra persona puede recogerlos.
Los horarios de los empleados casi nunca son fijos y suelen cambiar de un momento a otro. Cuando un empleado tiene acceso a resolver los problemas de cobertura de turnos por sí mismo, los gerentes pueden ahorrarse los dolores de cabeza y el tiempo que les llevaría antes llamar a todas las demás camareras de la lista y averiguar quién puede cubrir un turno en un momento dado.
Facilitar la cobertura de los turnos abiertos
Con un planificador maestro, podrá ver los turnos de todos los empleados y evaluar quién puede cubrir un turno libre en un momento dado. No vuelva a ser el gerente que llama a todos los empleados cuando uno de sus meseros o ayudantes se ausenta. Poder ver el conjunto de habilidades de cada empleado y sus selecciones de disponibilidad antes de empezar a llamar para ahorrar tiempo.
Los horarios están disponibles 24/7
Los miembros del personal se responsabilizan al 100% de sus jornadas de trabajo con un horario en línea. A través de la plataforma online del sistema de restauración, los empleados pueden consultar sus horarios día y noche. Nunca dejes que otro empleado utilice la excusa de que ha perdido un turno porque el horario no estaba actualizado la última vez que trabajó. Cuando el horario está disponible en la punta de los dedos, no hay excusa para perder un turno o llegar tarde.
Reducir los costos laborales
Puede reducir los costos de mano de obra programando a su personal la cantidad adecuada de horas a lo largo de la semana. Si no puede pagar las horas extras, el sistema de programación le notificará cuando un empleado supere las 40 horas semanales. Aunque usted es responsable de calcular el número de horas que un empleado tiene programadas, esta funcionalidad le ayuda a cumplir con el presupuesto de su restaurante.
También podrá ver el salario de cada empleado calculado para sus horas programadas. Esto ayudará a programar a los trabajadores menos remunerados cuando tenga un exceso de horas que necesite cubrir.
Proporcionar un mejor servicio al cliente
Ofrezca a sus clientes la mejor experiencia posible utilizando un software integrado para crear sus horarios. Deje de poner excusas sobre la escasez de personal debido a problemas de programación, y empiece a ocuparse del negocio y de sus clientes. Con una precisión del 95% mediante el uso de un planificador automático, sus empleados estarán más contentos con sus turnos, y sus clientes tendrán trabajadores más contentos para atenderlos.
Con un horario maestro y la voluntad de trabajar con los empleados, se está a mitad de camino de hacer el horario perfecto una y otra vez. Para tener una garantía, empiece a aprovechar nueva tecnología de programación. Y recuerde, como en todas las áreas de la gestión de su restaurante, desarrollar y mantener una línea de comunicación clara es extremadamente útil. Tenga un directorio completo de los números de teléfono y direcciones de correo electrónico de los miembros de su personal, y desarrolle un sistema para contactar con todos en caso de emergencia.