Métodos de contabilidad para pequeños restaurantes

 

Los negocios de la industria de la restauración generan la mayor parte de sus ingresos de la venta de alimentos y bebidas. Dado que estos productos suelen ser perecederos, la contabilidad del restaurante es bastante diferente de otras industrias. Un pequeño negocio de restaurantes a menudo cambia su nivel de inventario basado en las demandas de los clientes. El negocio también necesita considerar varios factores como los costos de la mano de obra y el costo de las mercancías vendidas (COGS) en sus operaciones. Debido a esas diferencias con las empresas de otras industrias, los métodos de contabilidad utilizados por los restaurantes también son diferentes. Echemos un vistazo a los principales métodos de contabilidad utilizados por los pequeños restaurantes:

Método de contabilidad del efectivo

El método de contabilidad del efectivo se basa en las transacciones en efectivo. Este método suele ser utilizado por los pequeños restaurantes y bares que tienen menos transacciones. El método permite al negocio registrar los ingresos generados en el momento en que se recibe el efectivo de las ventas y se paga el efectivo de los gastos. Esto significa que las transacciones y actividades del restaurante se registran cada vez que se intercambia dinero en efectivo. El método es ideal para los pequeños restaurantes porque reciben el pago en efectivo inmediatamente cuando a un cliente se le sirve comida, bebidas u otros servicios.

El método de contabilidad de caja se considera eficaz para los pequeños restaurantes porque se ajusta al modelo de negocio de los restaurantes. Los clientes pagan la comida, las bebidas y los servicios inmediatamente después de ser prestados. Esto significa que no le deben dinero al restaurante después del servicio. Esto es muy diferente de lo que sucede en otras industrias como la construcción, donde el pago se hace más tarde. También significa que los restaurantes no suelen tener ningún saldo de cuentas por cobrar. Esto facilita el registro de los pagos e ingresos a medida que se producen. Cuando se piensa en el método de contabilidad de efectivo para los restaurantes, lo siguiente es cierto:

  • El método de contabilidad en efectivo es simple y directo. Todas las transacciones del restaurante se registran en el momento en que el dinero entra o sale de la cuenta del restaurante.
  • El método de contabilidad en efectivo no funciona bien con los grandes restaurantes. Si usted dirige un gran restaurante o su negocio de restaurante opera con grandes niveles de inventario, este método oscurecerá la verdadera posición financiera del negocio.
  • El método alternativo a la utilización de la contabilidad de caja es el de los valores devengados. Este enfoque es diferente en el sentido de que las transacciones se registran a medida que se producen. En cambio, las transacciones se registran en el momento en que se hace un pedido sin considerar si se ha pagado en efectivo o no.

¿Es el método de contabilidad en efectivo el más ideal para los pequeños restaurantes?

El método de contabilidad en efectivo es, con mucho, el enfoque más fácil y sencillo para la contabilidad de un restaurante. Sin embargo, no es el más exacto para determinar la actividad ni el más ideal para los negocios de restaurantes. Al principio, el método parece ser el mejor enfoque para los negocios en la industria de la restauración, debido a que se registran los ingresos cuando entran en el negocio y los gastos cuando salen. Pero este método hace que el restaurante parezca más rentable de lo que es en realidad, registrando los ingresos antes que los gastos.

El principal inconveniente de este método es que no reconoce los pagos atrasados de cuentas de crédito y planes de pago. Por ejemplo, el contable de un restaurante sólo registrará una transacción después de que se hayan efectuado los pagos de las entregas, dejando fuera cualquier pago pendiente. Sin embargo, la mayoría de los restaurantes operan con pagos acumulados cuando los vendedores les permiten pagar semanas o meses después de las entregas. Esto hace que la contabilidad sea inexacta porque no da cuenta de esas transacciones, que pueden ser grandes y periódicas.

Ejemplo de la contabilidad del efectivo del restaurante

Si su restaurante recibe 150 dólares de la venta de su artículo de menú más vendido el 10 de enero, el contador registrará la transacción (venta) que se produjo el 10 de enero. No importa si el cliente hizo el pedido en línea el 9 de enero porque no pagó la transacción hasta el 10 de enero. La grabación se hace el día en que el dinero fue recibido por su negocio en lugar de cuando se hizo el pedido.

Método de contabilidad del efectivo Método de contabilidad de acumulación
Los ingresos se reconocen cuando se recibe el efectivo Los ingresos se reconocen a medida que se van obteniendo, por ejemplo, al finalizar el proyecto
Los gastos se reconocen cuando se gasta el dinero en efectivo Los gastos se reconocen a medida que se facturan, como la recepción de una factura
Los impuestos se pagan sólo sobre el dinero que se ha recibido Se pagan impuestos tanto por el dinero que se ha recibido como por el dinero que aún se debe.
Un método de contabilidad popular entre los pequeños restaurantes con un inventario mínimo Un requisito para los negocios de restaurantes con ingresos de más de 5 millones de dólares

 

Método de contabilidad de acumulación

El método de los valores devengados se diferencia del método del dinero en efectivo en que registra cuándo se producen las transacciones y no cuándo se intercambia el dinero en efectivo, lo que significa que los gastos e ingresos se registran en el momento de la transacción sin tener en cuenta cuándo se efectúan los pagos o se recibe el dinero en efectivo. Con este método, los COGS se registran en el momento en que inventario del restaurante se utiliza y no cuando se paga a los proveedores.

Los métodos de acumulación proporcionan una visión más precisa de la salud financiera del restaurante. Los dueños y gerentes de restaurantes pueden tener una clara visión financiera de cómo los ingresos se comparan con los gastos en un momento dado. Cuando su proceso de contabilidad se integra en una herramienta como Surcery, puede procesar, extraer y transferir datos fácilmente para una mejor y más fácil presentación de informes financieros.

Por qué utilizar el método de contabilidad de acumulación

El método de acumulación incluye tanto las cuentas por cobrar como las cuentas por pagar. Esto significa que pinta un cuadro más exacto de la rentabilidad de su restaurante. Esto es particularmente cierto en el caso de la contabilidad a largo plazo, en la que la mayoría de las transacciones tienen lugar en una fecha diferente a la de sus pagos.

Aparte del método de acumulación que proporciona datos financieros más precisos, es el método de contabilidad más ideal para los restaurantes. Esencialmente, los pequeños restaurantes y bares que generan un ingreso de 1 millón de dólares en un año pueden elegir entre el método de efectivo y el de acumulación. Sin embargo, los que ganan más de un millón de dólares carecen de este privilegio porque el Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos les exige que utilicen el método de acumulación. Incluso con esas diferencias reglamentarias, el método de contabilidad en valores devengados es más ideal que el método de caja para los pequeños restaurantes. Si un restaurante quiere cambiar a la contabilidad en efectivo, se requiere que complete el formulario 3115 de efectivo para cambiar el método de contabilidad.

La desventaja del método de contabilidad de acumulación

El método de contabilidad en valores devengados no permite conocer la corriente de efectivo al preparar los informes. Esto significa que el restaurante puede parecer muy rentable durante un período de tiempo determinado, mientras que en realidad, funciona con cuentas bancarias vacías. Sin una cuidadosa supervisión del flujo de efectivo de su negocio, la base de contabilidad de devengo puede tener consecuencias potencialmente devastadoras para su restaurante.

Ejemplo de la contabilidad del efectivo del restaurante

Si su restaurante recibe un pedido de 150 dólares de la venta de su artículo de menú más vendido el 9 de enero, el contador registrará la transacción (venta) que se produjo en enero. 9. Esto no importará que el cliente haya hecho el pago real de la orden en enero 10. La grabación se hace el día que el cliente hizo un pedido a su empresa y no cuando el pedido fue pagado.

En resumen…

Tanto el método de contabilidad de devengo como el de caja son ideales para las pequeñas empresas. Sin embargo, la elección del método a utilizar dependerá de las preferencias contables y las operaciones del restaurante. Para una representación más exacta y adecuada del rendimiento financiero de su restaurante, el método de contabilidad de acumulación es más ideal. El método suaviza las ganancias de su restaurante con el tiempo al contabilizar todos los gastos e ingresos a medida que se generan. Esto es muy diferente del método de caja que registra las transacciones de forma intermitente a medida que se realizan los pagos.

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